Presupuesto de aseo y mantenimiento: guía del administrador

Armar el presupuesto anual de una copropiedad exige ordenar costos, cumplir la Ley 675 de 2001 y llegar a la asamblea con números que se puedan defender. Esta guía repasa qué dice la ley, qué líneas de aseo y mantenimiento conviene incluir, cómo se trata el IVA en los contratos de aseo y qué obligaciones laborales debes revisar cuando contratas a un tercero. Cada punto de ley lleva su cita; los criterios prácticos van marcados como tales.

Lo que exige la Ley 675 de 2001

Quien prepara el presupuesto es el administrador: debe presentar a la asamblea un presupuesto detallado de gastos e ingresos del nuevo ejercicio anual, incluidas las primas de seguros (art. 51, numeral 1). Si hay consejo de administración, el administrador prepara el presupuesto y lo somete a su consideración (art. 51, numeral 4).

A la asamblea le corresponde aprobar o improbar los estados financieros y el presupuesto anual de ingresos y gastos (art. 38, numeral 2). En el numeral 4 del mismo artículo, aprueba también el presupuesto anual y las cuotas para atender las expensas ordinarias o extraordinarias, y puede incrementar el fondo de imprevistos cuando sea el caso.

La asamblea ordinaria se reúne al menos una vez al año. Si el reglamento no señala fecha, lo hace dentro de los tres meses siguientes al vencimiento de cada período presupuestal, y en esa reunión se aprueban las cuentas del último ejercicio y el presupuesto del año siguiente. La convocatoria la hace el administrador con una antelación no inferior a quince días calendario (art. 39). Cuenta esos días hacia atrás cuando armes tu calendario del presupuesto.

Además, ten presente qué cuenta como expensa común necesaria: las erogaciones causadas por la administración y por los servicios comunes esenciales para la existencia, seguridad y conservación de los bienes comunes. Entre estos servicios la ley incluye los de mantenimiento, reparación, reposición, reconstrucción y vigilancia de los bienes comunes, y los servicios públicos esenciales relacionados con ellos (art. 3).

El fondo de imprevistos

El artículo 35 obliga, en general, a constituir un fondo para atender obligaciones o expensas imprevistas, con un recargo no inferior al 1 % sobre el presupuesto anual de gastos comunes. La asamblea puede suspender su cobro cuando el monto disponible alcance el 50 % del presupuesto ordinario de gastos del respectivo año. El administrador solo puede disponer de esos recursos con aprobación de la asamblea (art. 35 y art. 38, numeral 11).

Dos precisiones de la misma norma. Las expensas extraordinarias adicionales al recargo solo pueden aprobarse cuando los recursos del fondo sean insuficientes (art. 35, parágrafo 1). Y en edificios o conjuntos de vivienda de interés social y de interés prioritario de cinco o menos unidades, crear el fondo es potestativo (art. 35, parágrafo 2).

Un criterio práctico: evita usarlo para gastos que sí son previsibles, como el aseo mensual.

Las líneas de aseo y mantenimiento que conviene incluir (criterio práctico)

Al armar este rubro, revisa que el presupuesto contemple:

• Personal de aseo, todero y jardinería, propio o contratado con una empresa.
• Insumos de limpieza y consumibles.
• Maquinaria y equipos: alquiler, mantenimiento y reposición.
• Jardinería y zonas verdes.
• Piscina: químicos, análisis de laboratorio, mantenimiento de equipos y salvavidas. En condominios y conjuntos residenciales, el Decreto 780 de 2016 exige una persona salvavidas por piscina los fines de semana, en época de vacaciones escolares y cuando haya eventos sociales con menores de catorce años (art. 2.8.7.2.3, numeral 4). Las autoridades pueden verificar el cumplimiento en cualquier momento y sancionar a los responsables (art. 2.8.7.2.4). Más detalle en nuestra guía de piscinas.
• Mantenimiento preventivo y reparaciones locativas.
• Trabajos en alturas: quienes los hacen deben tener certificado de capacitación y entrenamiento en trabajo en alturas o certificación de competencia laboral (Resolución 4272 de 2021 del Ministerio del Trabajo, art. 9).
• Dotación y elementos de protección personal.
• IVA sobre los servicios contratados.

IVA en contratos de aseo: cuándo la base es el AIU

El artículo 462-1 del Estatuto Tributario establece una base gravable especial para los servicios integrales de aseo y cafetería: el IVA se liquida sobre el AIU (administración, imprevistos y utilidad), que no puede ser inferior al 10 % del valor del contrato (art. 462-1; DIAN, Concepto 10208 de 2026, numeral 11). La DIAN agrega que el AIU debe estar debidamente pactado en el contrato (Concepto 5224 de 2026, numeral 5). Si no se pactó o es inferior al 10 %, el reglamento toma como base el 10 % del valor total del contrato (Decreto 1794 de 2013, art. 11).

Tres puntos que debes tener presentes:

• El alcance. La base especial es solo para el servicio integral de aseo y cafetería, que el reglamento define como las actividades necesarias para la limpieza y conservación de las instalaciones del contratante, así como las relacionadas con la preparación y distribución de alimentos y bebidas para consumo (Decreto 1794 de 2013, art. 14). La DIAN aclara que la regla no cubre el aseo considerado individualmente ni el mantenimiento general de infraestructura: esos servicios se liquidan con la base general del artículo 447, es decir, el valor total de la operación (Oficio 13086 de 2018). Tampoco aplica al mantenimiento de pisos en construcciones nuevas, que la DIAN no consideró aseo (Oficio 20075 de 2019). Si el contrato mezcla varios servicios, corresponde a las partes determinar cuáles quedan por fuera del servicio integral y liquidar el IVA sobre ellos con la base general (Oficio 20002 de 2019).
• Las obligaciones del prestador. El mismo artículo 462-1 exige que el contribuyente haya cumplido todas las obligaciones laborales y las atinentes a la seguridad social. En un contrato de aseo, quien factura es la empresa prestadora; por eso conviene pedirle los soportes de pago de nómina y de seguridad social.
• Lo que queda fuera o en zona gris. La DIAN distingue los arreglos locativos del concepto de aseo (Oficio 20002 de 2019). Esa misma doctrina indica que la poda y la fumigación pueden formar parte del aseo cuando son inherentes a la limpieza y conservación de las instalaciones y están dentro del servicio contratado. Para jardinería y piscinas, pídele a la empresa que discrimine cómo factura cada servicio y valida el tratamiento con tu contador.

Cuando compares cotizaciones, pide que discriminen el valor del servicio, el AIU pactado y el IVA.

Obligaciones laborales y solidaridad del contratante

El artículo 34 del Código Sustantivo del Trabajo, modificado por el artículo 44 de la Ley 2466 de 2025, dispone que quienes contratan o subcontratan obras o servicios son solidariamente responsables con el contratista por los salarios, prestaciones e indemnizaciones de los trabajadores, a menos que se trate de labores extrañas a las actividades normales de su empresa o negocio. El beneficiario puede pactar garantías con el contratista y repetir contra él lo que pague.

En la práctica, conviene incluir en el contrato cláusulas de cumplimiento laboral y pedir soportes periódicos de pagos y afiliaciones. Si la solidaridad aplica a tu copropiedad es una cuestión jurídica, y quien debe responderla es tu abogado. Ten en cuenta además que la Ley 2101 de 2021 fija una jornada máxima ordinaria de 42 horas semanales, con reducción gradual (arts. 2 y 3), y que la Ley 2466 de 2025 la reitera (art. 11). Eso influye en cuántas horas-persona compras con tu presupuesto.

Optimizar sin sacrificar la calidad (criterios prácticos)

• Cotiza por alcance y frecuencia, no por "número de personas".
• Separa los costos fijos (personal, contratos) de los variables (insumos, correctivos).
• Programa el mantenimiento preventivo, que evita los correctivos urgentes que terminan presionando el fondo de imprevistos.
• Compara al menos tres propuestas con el mismo alcance.
• Haz seguimiento mensual de la ejecución frente al presupuesto y compártelo con el consejo.

Preguntas frecuentes

¿Quién aprueba el presupuesto de la copropiedad?

La asamblea general, que aprueba o imprueba el presupuesto anual de ingresos y gastos (Ley 675 de 2001, art. 38, numerales 2 y 4).

¿De cuánto debe ser el fondo de imprevistos?

El recargo no puede ser inferior al 1 % del presupuesto anual de gastos comunes. La asamblea puede suspender el cobro cuando se llegue al 50 % del presupuesto ordinario de gastos del año (art. 35).

¿El IVA se cobra sobre todo el valor del contrato de aseo?

Depende del contrato. Solo en el servicio integral de aseo y cafetería la base es el AIU, pactado y no inferior al 10 % del valor del contrato (E.T. art. 462-1). Para el aseo individual y el mantenimiento general, la DIAN indica que rige la base general, el valor total de la operación (E.T. art. 447; DIAN, Oficio 13086 de 2018). Valida cada caso con tu contador.

¿Respondo por las deudas laborales de la empresa de aseo?

El artículo 34 del CST prevé la solidaridad del contratante, salvo en labores extrañas a su actividad normal. Consulta tu caso con un abogado.

¿Cuándo debo presentar el presupuesto?

En la asamblea ordinaria, que se reúne al menos una vez al año y, si el reglamento no fija fecha, dentro de los tres meses siguientes al cierre del período presupuestal (art. 39).

Cotiza con Bien-Estar

En Bien-Estar prestamos servicios de aseo, mantenimiento de zonas comunes, jardinería, piscinas y oficios varios a copropiedades en Bogotá y Cali desde el año 2000. Escríbenos con los datos de tu conjunto y te contactamos con una propuesta a la medida, para que la lleves a tu consejo.

Nota informativa: este contenido es general y orientativo. No constituye asesoría legal, tributaria ni contable. Las normas y la doctrina cambian: verifica siempre la versión vigente y consulta a tu abogado o contador antes de decidir. Revisado el 8 de octubre de 2026.

Texto revisado el 8 de octubre de 2026.